Nachdem alle Beschäftigte in Technik und Verwaltung (MTV) in die zentrale Digitale Urlaubsverwaltung aufgenommen wurden und in 2021/22 ein Pilotprojekt für 70 verbeamtete Personen durchgeführt wurde, ist Mitte 2022 der nächste Projektschritt angestoßen worden: Die Einbindung des gesamten Wissenschaftlichen Personals in die Digitale Urlaubsverwaltung.
Dies erfolgt stufenweise bis Ende 2024.  (siehe Informationen auf dem Serviceportal)
Der Prozess sieht zunächst die Übernahme der bestehenden Urlaubszeiten und -ansprüche vor, die dezentral zusammengetragen und dann an das Dezernat 3 zur Prüfung und Übertragung in die Digitale Urlaubsverwaltung weitergeleitet werden müssen.
Hierzu wurde dem WPR ein entsprechendes Urlaubsübernahme-Formular vorgestellt. In diesem Formular werden die Urlaubsansprüche (auch die aus Vorjahren übertragenen) erfasst und überprüft.
Für den WPR ist es an dieser Stelle wichtig, die Beschäftigten auf folgende Punkte aufmerksam zu machen:

Prüfung bestehender Urlaubsansprüche

Prüfen Sie genau Ihre bestehenden Urlaubsansprüche! (Vor allem wenn sich zwischenzeitlich etwas an Ihren Arbeitszeiten/-tagen oder Ihrem Stellenumfang geändert hat, sollten Sie aufmerksam nachprüfen, ob diese Änderungen adäquat nachvollzogen wurden! Hinsichtlich des Urlaubsanspruchs zählen die Arbeitstage, nicht die Arbeitsstunden pro Tag, falls man feste Arbeitszeiten hat!)

Übertrag von Urlaub aus Vorjahren

Überprüfen Sie, welche Ansprüche ggfls. aus Vorjahren zu übertragen sind. Der Urlaubanspruch für das jeweils laufende Kalenderjahr ist für alle Beschäftigten längstens 15 Monate übertragbar. Nicht in Anspruch genommene Urlaubstage können also bis zum 31. März des übernächsten Kalenderjahres übertragen werden, darüber hinaus verfallen sie. Der Urlaub aus 2021 z.B. bis längstens 31.3.2023. Urlaubsjahr ist dabei das Kalenderjahr. Dies gilt aber nur, wenn Sie individuell auf einen möglichen Verfall aufmerksam gemacht wurden.

Urlaubsverfall

Wurden Sie individuell darauf aufmerksam gemacht, dass Urlaubansprüche Gefahr laufen zu verfallen?
Eine Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes (BAG), die auf einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) fußt, nimmt die Arbeitgeber∗innen in die Pflicht. Danach kann der Urlaubsanspruch nur verfallen, wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin nachweisen kann, dass die jeweiligen Arbeitnehmer*innen über den baldigen Verfall aufgeklärt worden sind. Im BAG-Urteil vom 19.02.2019 heißt es: „Der Arbeitgeber muss konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt.“

Wenn die Umstellung auf die Digitale Urlaubsverwaltung in Ihrer Organisationseinheit erfolgt und Sie Fragen oder Konflikte in Hinsicht auf die Übertragung und Berechnung Ihres Urlaubs haben, insbesondere wenn Urlaubsverfall droht, so wenden Sie sich gern an den WPR.